導入前本社とスタッフ全員をつなぎたい！

店舗内の連絡はほぼLINEで行われていたため、個人のアカウントを共有しなければいけない事、どのような会話がされているのかを会社側で把握できない事がつねづね問題になっていました。

また店舗内の業務連絡はもちろんですが、災害時の安否確認など、本社から従業員全員に連絡ができるツールが無いことが課題でした。メールではアドレスがすぐに変わってしまう、実際に見られているのか分からない、など不便な点が多く、アルバイトスタッフ含めた社内全員で使えるメッセンジャーツールを探していました。

導入後「定額制」と「拡張性」で選びました

連絡ツール、という課題はあったものの「何がしたいか」はそこまで明確にはなっていない中、色々なメッセンジャーツールを検討し始めたのですが、従量課金のサービスが多く決めかねていました。

そんな中『apseedsポータル』の提案を受け、料金が定額であったことと、多目的に使える『リンク機能』に魅力を感じ、導入を決めました。

まず数店舗でのテスト導入を行い、全店導入を進めましたが、業態ごと・エリアごとに説明会が必要となり、社内に浸透させるのにはかなりの時間を要しました。スタッフにとって必要となるコンテンツを含める事が導入スピードを上げるポイントだと思います。当社では給与明細・シフト申請・社内ルールなどのコンテンツを用意したのですが、この中でも在籍スタッフなら利用必須となる「シフト申請」が、利用定着のフックになりました。

現在では導入も進み、当初の課題であった災害時の安否確認にも有効なツールになりました。

現場からは「シフトの欠員調整がしやすくなった」という声も聞こえます。シフト調整後に欠員情報をメッセンジャーで配信できるのが便利ですし、スタッフ側はメッセージもシフト申請も同じアプリ内で行き来できます。利用コンテンツが一元化されるのはとても便利だと感じているようです。

今後は店舗のWi-Fi環境を整備し、個人の通信料負担なく動画が見れるような環境にした上で、マニュアルの動画化やeラーニングのコンテンツ化を進める事を目論んでいます。使いながら「何がしたいか」「何ができるか」を考えていけるのは、コンテンツ自由度の高い『apseedsポータル』ならではだと思います。

導入後タイムシート管理には最適です

導入して1年半が経ちますが、画像送信とポイントインセンティブを特に便利に活用しています。

人材派遣事業では、スタッフの勤務状況はタイムシート等の提出による「終了報告」で確認を行います。従来の方法だと、FAX・メールなど受信方法が複数あるうえ、誰のものかわからなかったり、FAXだと紛失のリスクがあったり、メールだと添付の指導が煩雑だったり…と、管理には思ったより、かなりの手間がかかります。

『画像送信』はメールアドレス不要、誰のものかすぐ分かる、データ保管が非常に簡単、とタイムシート管理には最適のサービスだと思います。社内の他の従業員にも、この『画像送信』は使いやすいととても好評です。

提出するスタッフも「FAXが近くにあるか」「提出先の番号やメールアドレスはどこなのか」等を気にすることなく、写真さえ撮っておけばいつでも送信できるので、便利と感じてくれています。以前に比べると提出漏れも少なくなってきました。

ポイントインセンティブは、apseedsポータルを導入してから半年後に追加しました。インセンティブ景品としてギフトカードなどを検討しましたが、景品の郵送や発行手数料など、運用の手間・費用も加味した結果、アプリの『メッセージ』を使用した某大手通販サイトのギフトコード発行に落ち着いています。

スタッフからの問合せも増えてきており、対応に若干の時間はかかるものの、「お楽しみ」の1つとして定着したことは実感しています。このままスタッフの定着や、採用コストにいい影響が出てくれると良いなと思っています。